Schritt 1:  Vorbereitungen

Legen Sie ein Dokument neu an oder erstellen Sie es aus einem bereits bestehenden Dokument oder einer Vorlage. Entscheiden Sie sich für ein Seitenlayout und definieren Sie die Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen. Sie können dazu auch die Funktion »Dokumentlayout festlegen/ändern« im TypoTools-Menü benutzen.

Zudem ist es sinnvoll, bereits zu Beginn Formatvorlagen zu definieren, mit denen der Text bei Eingabe in Schritt 2 formatiert wird. Für weitergehende Informationen zur Arbeit mit Formatvorlagen sollten Sie das TypoTools-Benutzerhandbuch und andere einschlägige Publikationen über Microsoft Word zu Rate ziehen. Der Einsatz von Formatvorlagen kann Ihnen bei der Erstellung und nachträglichen Änderung von Dokumenten eine Menge überflüssiger Arbeit ersparen.

Schritt 2:  Texteingabe

Im zweiten Schritt geben Sie den Text Ihres Dokumentes ein. Wenn Sie mit Formatvorlagen arbeiten, können Sie bereits nach Eingabe eines Absatzes die entsprechenden Formatvorlagen zuweisen.

Die Texteingabe können Sie wie gewohnt vornehmen, sollten aber zwei Besonderheiten bedenken, die sich durch den späteren Einsatz von TypoTools ergeben: Nutzen Sie zur Regulierung von Abständen keine Leerzeichen, sondern Einzüge und Tabulatoren. Ansonsten führt eine spätere Entfernung doppelter Leerzeichen mittels TypoTools zu unerwünschten Änderungen in Ihrem Dokument. Wenn Sie mit Hilfe von TypoTools im Rahmen der Konvertierung andere Typen von Anführungszeichen nutzen wollen (beispielsweise diese »französischen«), können Konflikte zwischen Anführungszeichen und Apostrophen auftreten, da TypoTools nicht entscheiden kann, worum es sich im Einzelfall handelt. Geben Sie bei der Texteingabe aus diesem Grund einen Apostroph bewusst falsch (durch einen Akzent wie ´ oder `) oder als »sicheren« Apostroph über das TypoTools-Kontextmenü ein. Im ersten Fall wird TypoTools den falschen Apostroph im Zuge der Konvertierung korrigieren, im zweiten Fall bei der Änderung von Anführungszeichen nicht berücksichtigen.

Im Rahmen der Texterstellung können Sie jederzeit (auch mehrfach) die TypoTools-Funktion »Schnellkorrektur« nutzen, um Anführungszeichen und andere typografische Korrekturen vorzunehmen. In Word 2010 kann zudem bereits in diesem Schritt die Steuerung der automatisch von Word gesetzten Ligaturen vorgenommen werden. Werden automatisch von Word gesetzte Ligaturen unter Word 2010 genutzt, sollte nach Fertigstellung des Dokuments eine abschließende Schnellkorrektur durchgeführt werden.

Schritt 3:  Konvertierung

Nach der Texteingabe des gesamten Dokuments starten Sie die automatische Konvertierung von TypoTools über das TypoTools-Menü. Im Dialog wählen Sie zunächst aus, welche Konvertierungsprozesse TypoTools vornehmen soll. In den jeweiligen Untermenüs (Karteikarten) legen Sie weitere Optionen fest und teilen TypoTools gegebenenfalls mit, welche Schriftarten des Dokuments TypoTools in die Konvertierungsprozesse einbeziehen soll. Denken Sie bitte daran, vor der Durchführung der Konvertierung eine Sicherheitskopie Ihres Dokuments unter einem anderen Dateinamen zu erstellen! Im Rahmen der Konvertierung können Sie TypoTools die folgenden Änderungen durchführen lassen (falls diese nicht bereits durch eine abschließende Schnellkorrektur vorgenommen worden sind):

• in der Breite reduzierte geschützte Leerzeichen für Abkürzungen, etc. einfügen

• Ligaturen einfügen

• Laufweitenausgleich durchführen

• Anführungszeichen ändern

• echte Kapitälchen einfügen (nur Professional-Version)

• Mediävalziffern einfügen (nur Professional-Version)

• einfache Anführungszeichen korrigieren

• Auslassungspunkte korrigieren

• Bis-Striche in Gedankenstriche umwandeln

• mehrfache Leerzeichen korrigieren

An dieser Stelle werden die Vorteile einer lizenzierten Standard- und Professional-Version von TypoTools 4 besonders deutlich: Mit der Lite-Version können Sie nur jeweils eine einzige der oben aufgelisteten Änderungen durchführen (nur bezogen auf die vier zuerst genannten Änderungen). Zudem muss für jede Schriftart im Dokument und für jeden Dokumentbereich (z.B. Fließtext, Fußnoten, etc.) ein einzelner Konvertierprozess durch erneuten Aufruf der automatischen Konvertierung durchgeführt werden. Bei zwei Schriftarten im Dokument und zwei Dokumentbereichen (Fließtext, Fußnoten) müssen für eine vollständige Konvertierung des Dokuments insgesamt 2x2x3+2=14 einzelne Konvertierungen mit den entsprechenden Änderungen in den Dialogen durchgeführt werden (Anführungszeichenwechsel ist nicht abhängig von der Schriftart, daher nur eine Konvertierung pro Dokumentbereich).

Sowohl die Standard- als auch die Professional-Versionen von TypoTools 4 besitzen diese Einschränkungen nicht. In diesen Versionen können Sie alle Änderungen der automatische Konvertierung gleichzeitig in einem Durchgang durchführen lassen. Zudem können Sie für die einzelnen Änderungen angeben, welche Schriftarten in die Konvertierung einbezogen werden sollen und die Konvertierung für das gesamte Dokument durchführen lassen. Falls die Einstellungen für die im Dokument benutzten Schriftarten bereits bei einer früheren Konvertierung benutzt wurden und die Schriftarten bereits in die Auswahllisten der Dialogboxen übernommen wurden, ist sogar eine automatische Konvertierung mit nur zwei bis drei Mausklicks möglich: Aufruf der automatischen Konvertierung, (alle Optionen aktivieren oder deaktivieren), Konvertierung starten (Klick auf »OK«).

Schritt 4:  Textkorrektur

Durch die automatische Konvertierung können sich kleinere bis größere Änderungen im Seitenumbruch Ihres Dokumentes ergeben (insbesondere beim Laufweitenausgleich). Daher wird eine manuelle Anpassung des Seitenumbruchs sowie ein Ausdruck Ihres Dokuments erst nach der automatischen Konvertierung empfohlen. Korrigieren Sie nach Durchführung der automatischen Konvertierung Ihr Dokument zunächst hinsichtlich Rechtschreibung, Grammatik und Silbentrennung. Sie können wie gewohnt diese Korrekturen am Bildschirm oder an einem Ausdruck mit nachträglicher Durchführung der Korrekturen in Word vornehmen.

Schritt 5:  Formkorrektur

Im letzten Schritt bearbeiten Sie nach Durchführung aller Textkorrekturen manuell den Seitenumbruch und optimieren mit Hilfe von TypoTools den Blocksatz (falls verwendet). TypoTools 4 stellt Ihnen dafür in der Standard- und Professional-Version eine Werkzeugleiste zur Verfügung. Für Word Versionen bis einschließlich Word 2003 wird empfohlen, diese Symbolleiste (»Blocksatz Tools«) am rechten Rand des Textbereichs zu platzieren. Scrollen Sie durch Ihr Dokument und kontrollieren Sie den Seitenumbruch sowie die Platzierung von Tabellen und Grafiken (falls vorhanden). Kontrollieren Sie im gleichen Zug jeden einzelnen Absatz auf eventuelle vorhandene Löcher im Blocksatz. Die Gründe für derartige Löcher können vielfältig sein und durch unbekannte Wörter, die Silbentrennung oder geschützten Leerzeichen verursacht werden. Zudem können Sie fehlerhafte oder unglückliche Trennungen mit Hilfe der Blocksatz Tools korrigieren. Haben Sie ein derartiges Problem in einem Absatz mit Blocksatz gefunden, platzieren sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle dieses Absatzes und klicken Sie anschließend auf die Pfeile in den Blocksatz Tools für eine Verminderung oder Erhöhung des Wortabstands oder der Laufweite. Der Absatz wird sofort neu formatiert, wobei das Absatzende nach vorne oder hinten bewegt wird. Ist das Problem noch nicht behoben, können Sie durch erneuten Klick Wortabstände oder Laufweite weiter verringern oder erhöhen. TypoTools setzt in diesem Zusammenhang automatisch Grenzen, falls eine Änderung dazu führen würde, dass sie beim Ausdruck im Vergleich zu den übrigen Absätzen optisch auffallen würde: Sie können den Wortabstand von 80% bis 120% und die Laufweite von -0.2pt schmal bis +0.2pt erweitert per Mausklick anpassen. Nach einer durchgeführten Anpassung sollten Sie noch einmal die Trennungen im bearbeiteten Absatz kontrollieren, da Folgeprobleme an anderen Stellen nicht auszuschließen sind. Für die Funktionen der Blocksatz Tools können Sie nach Wunsch einen Bereich angeben, in dem Änderungen vorgenommen werden können: Markierter Text, beliebige Zahl von Zeilen aufwärts oder gesamter Absatz (empfohlen).